Door de medewerkers van het team interne controle zijn verbijzonderde interne controles uitgevoerd. Dit op basis van een door het college opgesteld en vastgesteld Intern Controleplan. In dit plan zijn de door het team interne controle uit te voeren werkzaamheden opgenomen. De controles hebben voornamelijk plaatsgevonden via proces -en dossieronderzoeken. De opzet, het bestaan en de werking van diverse (financiële) processen zijn getoetst door (de medewerkers van) het team interne controle. In het jaarverslag Interne Controle wordt op de interne controle uitgevoerde werkzaamheden ingegaan.
Op 28 juni 2021 werd bekend dat de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording die verwacht werd voor 2021 is doorgeschoven naar het boekjaar 2022. Dit onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring. Bij het begin van het boekjaar 2022 was deze parlementaire goedkeuring er nog niet. Het jaar 2021 is gebruikt om de organisatie verder voor te bereiden op deze rechtmatigheidsverantwoording. Hiervoor is risicobeheersing zoveel mogelijk ingebouwd in de primaire processen (administratieve organisatie). Dit betekent dat controle- en beheersmaatregelen in het proces zelf plaatsvinden en worden uitgevoerd door de functionele clusters. Actuele (en vastgestelde) procesbeschrijvingen, met voldoende aandacht voor controle- en beheersmaatregelen in het proces, leveren een positieve bijdrage aan het waarborgen van de (financiële) rechtmatigheid en het beperken van eventuele risico’s. De basis hiervoor is in 2021 gelegd. Er zijn risicoanalyses en lijncontroles uitgevoerd op de belangrijkste financiële processen. Verbeterpunten zijn opgenomen in ontwikkeldocumenten en besproken en geprioriteerd met procesverantwoordelijken en -beheerder. Vandaaruit wordt verder ingezet op het waarborgen van de (financiële) rechtmatigheid en het beperken van eventuele risico’s. Het management is verantwoordelijk voor de controle op de naleving van de procesbeschrijvingen inclusief de daarin opgenomen controle- en beheersmaatregelen. Als gevolg van de doorgeschoven invoeringsdatum van de rechtmatigheidsverantwoording is er voor het jaar 2021 geen invulling gegeven aan de eisen zoals deze zijn weergegeven door de commissie BBV in de notitie paragraaf bedrijfsvoering. De verwachting is dat dit voor het eerst zal plaatsvinden bij de jaarstukken 2022.
Wij onderzoeken periodiek de doelmatigheid en doeltreffendheid van ons gemeentelijk beleid (art. 213a gemeentewet). Deze onderzoeken zijn gericht op leren en verbeteren. In 2021 is in het laatste kwartaal een onderzoek uitgevoerd naar de het gebruik van mediationvaardigheden bij bezwaren in de gemeente Noordoostpolder. Het onderzoeksrapport zal in het eerste kwartaal van 2022 ter besluitvorming worden voorgelegd aan het College en ter informatie worden aangeboden aan de auditcommissie.
We doen jaarlijks mee met Vensters voor bedrijfsvoering. Een instrument om inzicht krijgen in het presteren van de bedrijfsvoering en bijbehorende verbetermogelijkheden. Dit zorgt voor veel vergelijkingsmateriaal en interessante sturingsinformatie. In 2021 hebben we naast een feitenonderzoek ook meegedaan aan het belevingsonderzoek.
Verantwoording over onderzoeken naar informatiebeveiliging en privacy komen aan de orde in de separate paragraaf daarover.